Plantilla de factura para autónomos 2026: descárgala gratis en Word, Excel y PDF con IVA e IRPF ya calculados

Aquí tienes una plantilla de factura gratis para autónomos en Word, Excel y PDF, sin registro y con todos los datos que pide el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012. La versión de Excel calcula sola la base, el IVA y la retención de IRPF, y no lleva macros. Abajo tienes un ejemplo relleno y cómo adaptarla a tu caso.

Lo importante, en 4 puntos

• Descarga directa en Word, Excel y PDF, sin dejar el email.
• Incluye los datos obligatorios de una factura completa: número, fecha, NIF, domicilios, desglose e IVA.
• La retención de IRPF solo va si eres profesional y facturas a empresa o autónomo (15 %, o 7 % al empezar).
• Facturar con Word o Excel sigue siendo válido si no los usas para generar tus libros registro.

Descarga la plantilla de factura

Formato	Para qué te sirve	Descarga
Excel (.xlsx)	Calcula importes, IVA, IRPF y total. Trae una hoja de ejemplo	plantilla-factura-autonomo.xlsx
Word (.docx)	Para editar el diseño o poner tu logo	plantilla-factura-autonomo.docx
PDF	Para imprimir y rellenar a mano	plantilla-factura-autonomo.pdf
Ejemplo relleno	Factura de una fontanera, en PDF y Word	PDF · Word

En el Excel solo tocas las celdas de datos. El tipo de IVA se elige en un desplegable (21, 10, 4 o 0 %) y la retención en otro (0, 1, 7 o 15 %). El resto son fórmulas simples.

¿Qué datos debe llevar una factura de autónomo?

La lista sale del artículo 6 del Reglamento de facturación (texto consolidado del BOE, última actualización publicada el 31-03-2026). Si falta alguno de estos datos, no es una factura completa:

1. Número y serie. La numeración es correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas van obligatoriamente en una serie propia.
2. Fecha de expedición, y la fecha de la operación si es distinta.
3. Nombre y apellidos o razón social, tuyos y del cliente.
4. NIF. El tuyo siempre; el del cliente, en las operaciones dentro de España.
5. Domicilio tuyo y del cliente.
6. Descripción del trabajo con cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos.
7. Tipo de IVA aplicado.
8. Cuota de IVA, separada de la base.
9. Menciones especiales cuando toquen: operación exenta (con el artículo), «inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja».

La retención de IRPF no está en esa lista porque no es un requisito de la factura, sino del pago. Aun así, si te la tienen que aplicar, ponla para que el cliente sepa cuánto ingresar y tú cuánto vas a cobrar.

¿Cómo se rellena la plantilla paso a paso?

1. Pon tus datos una sola vez y guarda el archivo como base. Nombre, NIF y domicilio no cambian.
2. Numera con un formato que puedas seguir todo el año, por ejemplo 2026-0001, 2026-0002… Sin saltos ni repetidos.
3. Rellena el cliente: nombre o razón social, NIF y dirección. Si es un particular sin NIF a mano, pídeselo antes de cerrar el trabajo.
4. Desglosa el trabajo en líneas: mano de obra, desplazamiento y material por separado. Te ahorra discusiones y te ayuda con el IVA reducido.
5. Elige el IVA y el IRPF en los desplegables. Abajo tienes cuándo va cada uno.
6. Guarda la factura en PDF con el número en el nombre del archivo y envíala. El Excel original se queda en tu carpeta.

Yo haría una carpeta por año y otra por trimestre. Cuando llegue el modelo 303, tendrás todas las facturas emitidas juntas y en orden.

¿Qué IVA y qué retención de IRPF pongo?

Depende de qué haces y de a quién facturas. Estos son los casos más comunes:

Situación	IVA	Retención IRPF
Servicio o venta general	21 %	0 % si eres actividad empresarial (oficios, comercio)
Profesional (abogada, arquitecto, consultor…) que factura a empresa o autónomo	21 %	15 %, o 7 % el año de inicio y los dos siguientes
Profesional que factura a un particular	21 %	0 %: el particular no retiene
Reparación o reforma en vivienda de un particular, si cumple requisitos	10 %	Según tu actividad
Algunas actividades empresariales en módulos	Según la operación	1 %

Las retenciones salen del artículo 95 del Reglamento del IRPF y coinciden con el cuadro de tipos de retención de la AEAT (ambos consultados el 23-10-2026). Para el 7 % de inicio tienes que comunicárselo por escrito al cliente, y vale si no tuviste actividad profesional el año anterior.

Un fontanero, un pintor o un electricista en estimación directa no llevan retención en sus facturas, aunque el cliente sea una empresa. Si tienes dudas sobre tu régimen, revisa cómo funciona la estimación directa simplificada.

Ojo con el IVA del 10 % en reformas: el Real Decreto-ley 29/2026 (BOE del 7-10-2026) añade un requisito desde el 1 de diciembre de 2026: el cliente tiene que pagar con tarjeta, transferencia, cheque nominativo o ingreso en cuenta. Si paga en efectivo, la obra va al 21 %. El decreto está en vigor pero pendiente de convalidación por la Diputación Permanente del Congreso; si no se convalida, este cambio no llegaría a aplicarse.

Ley 37/1992, art. 91.Uno.2.10º (texto consolidado del BOE) y novedades de IVA 2026 de la AEAT, consultados el 23-10-2026

Ejemplo de factura resuelto

Te dejo dos casos con datos ficticios para que veas cómo cambia el total.

Caso 1. Fontanera que repara una fuga en casa de un particular. La vivienda tiene más de dos años y el material (45 €) es el 31 % de la base, por debajo del 40 % que exige la ley para el 10 %.

Concepto	Importe
Mano de obra: 2 h × 40 €	80,00 €
Desplazamiento	20,00 €
Material	45,00 €
Base imponible	145,00 €
IVA 10 %	14,50 €
Retención IRPF	0,00 €
Total a cobrar	159,50 €

Caso 2. Abogada que factura a una empresa. Base de 800 €, IVA del 21 % (168 €) y retención del 15 % (120 €). La empresa le paga 848 € e ingresa los 120 € en Hacienda en su nombre.

Si trabajas en obras, tienes más ejemplos en la guía para hacer facturas siendo fontanero o electricista y en la de facturas para pintores autónomos. Y si antes de facturar pasas presupuesto, aquí tienes la plantilla de presupuesto de reforma.

¿Puedo seguir facturando con Word o Excel con Verifactu?

Sí, con una condición. Según las preguntas frecuentes de la AEAT (actualizadas a 21 de octubre de 2026), Word y Excel no se consideran sistema informático de facturación si solo los usas para:

• introducir los datos de la factura,
• expedirla e imprimirla,
• guardarla.

Hacer listados con sumas tampoco cambia nada. En cambio, si programas una macro que te genera el libro registro de facturas, la hoja pasa a ser un sistema de facturación y tiene que cumplir el reglamento. La plantilla de esta página no tiene macros para que no pase eso.

Sobre las fechas de Verifactu, hoy rige el 1 de julio de 2027 para autónomos según el BOE. Hacienda ha anunciado que quiere llevarlo a octubre de 2028, pero aún no está publicado; lo explico en el artículo sobre el aplazamiento de Verifactu.

Errores típicos al usar una plantilla de factura

• Duplicar el archivo y no cambiar el número. Dos facturas con el mismo número son un problema en cualquier revisión.
• Borrar una factura mal hecha. Se corrige con una factura rectificativa en su propia serie, no editando la original.
• Olvidar el NIF del cliente o poner solo el nombre comercial.
• Aplicar el 10 % sin comprobar los requisitos de la obra y, desde diciembre, cómo te paga el cliente.
• Poner retención a un particular. Un particular no retiene; si la pones, cobrarás de menos.

Cuando pasas de unas pocas facturas al mes, la plantilla se queda corta. Hacer cada factura hablando al móvil entre un trabajo y otro te quita el rato de oficina, y puedes probarlo 7 días gratis sin tarjeta.

---

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de factura

¿Cómo hago una factura si soy autónomo?

Rellena en la plantilla tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), el número correlativo, la fecha y el detalle del trabajo con precio sin IVA. Aplica el IVA que corresponda y, si eres profesional y facturas a una empresa, la retención de IRPF. Guárdala en PDF y envíala.

¿Es legal hacer facturas con una plantilla de Excel o Word?

Sí. La AEAT indica que Word y Excel no son sistema informático de facturación si solo los usas para introducir datos, expedir, imprimir y guardar facturas. Pasan a serlo si generas con ellos los libros registro, por ejemplo con macros.

¿Tengo que poner IRPF en todas mis facturas?

No. La retención del 15 % (7 % al empezar) se aplica a las actividades profesionales cuando el cliente es una empresa o un autónomo. Los oficios en estimación directa y las facturas a particulares van sin retención.

¿Qué hago si me equivoco en una factura?

No la borres ni la edites. Emite una factura rectificativa, que según el RD 1619/2012 va en una serie específica, y deja constancia de qué factura corrige.

¿Dónde descargo una plantilla de factura gratis?

En esta misma página, arriba, tienes la plantilla en Word, Excel y PDF sin registro, y un ejemplo relleno. Puedes usarla tantas veces como quieras.

---

Fuentes consultadas el 23 de octubre de 2026: textos consolidados en el BOE del Real Decreto 1619/2012 (art. 6), del Reglamento del IRPF (art. 95) y de la Ley 37/1992 del IVA (art. 91), Real Decreto-ley 29/2026, novedades de IVA 2026, cuadro de tipos de retención y preguntas frecuentes de VERI*FACTU de la sede de la AEAT. Los ejemplos usan datos ficticios.