Plantilla de presupuesto gratis en Excel, Word y PDF para autónomos y empresas de servicios
Esta plantilla de presupuesto gratis te sirve para pasar a tus clientes un precio por escrito, con las partidas desglosadas, el IVA y el plazo de validez. La tienes en Excel (calcula los importes sola), en Word y en PDF, sin registro y sin macros. Un presupuesto no es una factura ni tiene un formato fijado por Hacienda, pero si tu cliente es un particular la ley de consumidores te obliga a darle el precio total con impuestos, y en algunos servicios el presupuesto por escrito es un derecho del cliente. Aquí tienes qué datos poner, un ejemplo relleno y cómo pasarlo a factura. Hemos comprobado la normativa en el BOE el 02-11-2026.
Lo importante, en 4 puntos
- Un buen presupuesto lleva tus datos, los del cliente, las partidas desglosadas, el IVA, el total y la fecha de validez.
- A un particular tienes que darle el precio final con todos los impuestos (art. 60 de la Ley General de Consumidores).
- Una vez firmado por el cliente, el presupuesto le vincula a él y a ti. Los trabajos extra se aceptan también por escrito.
- El presupuesto no sustituye a la factura: al terminar el trabajo tienes que emitirla con su propia numeración.
Descarga la plantilla de presupuesto gratis
Elige el formato con el que trabajes más cómodo. Las tres versiones tienen los mismos campos y un espacio para la firma de aceptación del cliente:
| Formato | Para qué te sirve | Descarga |
|---|---|---|
| Excel (.xlsx) | Calcula importes, IVA y total. Trae una hoja de ejemplo y otra con instrucciones | plantilla-presupuesto.xlsx |
| Word (.docx) | Para poner tu logo y cambiar el diseño | plantilla-presupuesto.docx |
| Para imprimirla y rellenarla a mano en casa del cliente | plantilla-presupuesto.pdf | |
| Ejemplo relleno | El presupuesto de un electricista con IVA del 10 % | PDF · Word |
La hoja de Excel funciona también en Google Sheets y LibreOffice: súbela a tu Drive y ábrela desde allí. Si trabajas en obras o en pintura, tienes versiones con las partidas típicas de cada oficio en la plantilla de presupuesto de reforma y la plantilla de presupuesto de pintura.
Qué datos debe llevar un presupuesto
No hay un modelo oficial de presupuesto para todos los sectores, pero las normas de consumo coinciden en los mismos datos básicos. Estos son los campos de la plantilla y por qué están ahí:
| Campo | Qué poner | Por qué |
|---|---|---|
| Número y fecha | P-2026-001, P-2026-002… | Para localizarlo cuando el cliente conteste |
| Válido hasta | Una fecha concreta, por ejemplo a 30 días | Te protege si suben los materiales |
| Tus datos | Nombre o razón social, NIF, dirección y teléfono | La ley de consumidores exige identificar al empresario |
| Datos del cliente | Nombre, dirección y la del trabajo si es otra | Para saber a quién y dónde |
| Trabajo a realizar | Qué vas a hacer y con qué calidades | Evita discusiones sobre lo que entraba |
| Partidas | Mano de obra, materiales y desplazamiento por separado | El cliente ve en qué paga |
| Base, IVA y total | Importes sin IVA, tipo de IVA y total con impuestos | Obligatorio informar del precio final a un particular |
| Condiciones | Plazo, forma de pago, garantía y lo que no incluye | Son las reglas del encargo |
| Aceptación | Firma y fecha del cliente | Convierte el presupuesto en compromiso |
¿Es obligatorio hacer un presupuesto por escrito?
Depende del cliente y del servicio. Entre empresas y autónomos no hay una norma general que lo exija, aunque por escrito te evitas problemas. Con particulares hay tres reglas que debes conocer:
- Precio total con impuestos. Antes de que el consumidor quede vinculado, tienes que informarle del precio total, «incluidos todos los impuestos y tasas». Si el precio depende de un presupuesto, tienes que explicarle cómo se calcula. Lo dice el artículo 60 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores.
- Reparación de electrodomésticos. El Real Decreto 58/1988 da al usuario derecho a un presupuesto previo escrito válido al menos 30 días, con diagnóstico, importe, fecha prevista y espacio para su firma. Solo puedes cobrarlo si el cliente lo pidió y luego no lo acepta, con un máximo de entre 15 y 60 minutos de mano de obra según el aparato.
- Normas de tu comunidad autónoma. Muchas comunidades regulan el presupuesto en reformas, fontanería, mudanzas o talleres. La Comunidad de Madrid pide, por ejemplo, que el cliente firme la frase «Presupuesto recibido antes de la realización de los trabajos», y la Junta de Andalucía recuerda en Consumo Responde que puedes cobrar el presupuesto solo si avisas antes al cliente.
Ojo con los imprevistos
Si a mitad de trabajo aparece una avería oculta, para y presupuesta el extra por escrito antes de seguir. Si aceptaste un precio cerrado, el artículo 1593 del Código Civil no te deja subirlo aunque se encarezcan los materiales o la mano de obra; solo si el cliente autoriza un cambio que aumente la obra.
Cómo hacer un presupuesto con la plantilla, paso a paso
- Numera el presupuesto y pon la fecha. Usa una serie propia (P-2026-001); no tiene que coincidir con la de tus facturas.
- Rellena tus datos y los del cliente, con la dirección del trabajo si no es la de su casa.
- Describe el trabajo en una o dos frases: qué vas a hacer, dónde y con qué materiales o calidades.
- Desglosa las partidas: horas de mano de obra, cada material y el desplazamiento. Precios sin IVA; el Excel calcula cada importe.
- Elige el tipo de IVA: 21 % por regla general o 10 % en reparaciones y reformas de vivienda si se cumplen los requisitos.
- Fija las condiciones: validez, inicio y duración, forma de pago (si pides anticipo, indica el porcentaje), garantía y lo que no incluye.
- Guárdalo en PDF y envíalo. Pide al cliente que lo devuelva firmado o que te confirme la aceptación por escrito.
Si prefieres que la descripción la redacte una IA a partir de tus notas, lo explicamos en cómo crear presupuestos con IA.
Ejemplo de presupuesto relleno
Ejemplo 1: electricista en una vivienda (IVA 10 %)
Sergio es electricista autónomo en Sevilla (datos ficticios). Una clienta le pide renovar los enchufes e interruptores de su piso, construido en 1998, y revisar el cuadro. Este es su presupuesto, el mismo que tienes en la descarga de ejemplo:
| Partida | Cantidad | Precio sin IVA | Importe |
|---|---|---|---|
| Mano de obra | 6 h | 35,00 € | 210,00 € |
| Desplazamiento | 1 | 25,00 € | 25,00 € |
| Mecanismos (8 enchufes y 2 interruptores) | 10 | 9,00 € | 90,00 € |
| Cable, cajas y pequeño material | 1 | 30,00 € | 30,00 € |
| Base imponible | 355,00 € | ||
| IVA 10 % | 35,50 € | ||
| Total | 390,50 € |
- Por qué el 10 %: es una reparación en la vivienda de un particular, terminada hace más de dos años, y los materiales (120 €) son el 33,8 % de la base, por debajo del 40 %. Repasa los requisitos en la guía del IVA del 10 % en reformas.
- Validez: 30 días, hasta el 02-12-2026.
- Retención: ninguna. La clienta es una particular y un electricista en estimación directa no lleva retención.
Ejemplo 2: empresa de limpieza y una oficina (IVA 21 %)
Una empresa de limpieza presupuesta a una gestoría 4 limpiezas al mes de 60,00 € cada una (datos ficticios). La base mensual es 240,00 €, el IVA al 21 % suma 50,40 € y el total es 290,40 € al mes. En las condiciones pone la frecuencia, el horario, que los productos van incluidos y el preaviso para darse de baja.
IVA y retención de IRPF en un presupuesto
El presupuesto lleva el IVA que llevará la factura, porque es el precio que va a pagar el cliente. Los tipos más habituales en oficios y servicios son:
- 21 %: la regla general (limpieza, jardinería, mantenimiento, trabajos para empresas o locales).
- 10 %: reparaciones y reformas en viviendas de particulares que cumplen los requisitos del artículo 91 de la Ley del IVA.
- Sin IVA en la factura: casos concretos como la inversión del sujeto pasivo en obras para otra empresa constructora.
La retención de IRPF solo aparece si eres profesional (por ejemplo, arquitecto, diseñador o asesor) y el cliente es una empresa o un autónomo. Los oficios en estimación directa no la llevan.
Del presupuesto a la factura
Un presupuesto aceptado no es una factura ni la sustituye. Cuando termines el trabajo tienes que emitir la factura con su numeración correlativa, aunque los importes sean los mismos. Así se relaciona el presupuesto con otros documentos:
| Documento | Cuándo | ¿Tiene valor fiscal? |
|---|---|---|
| Presupuesto | Antes del trabajo, para que el cliente acepte | No |
| Factura proforma | Oferta con formato de factura, a veces para pedir un anticipo | No |
| Albarán | Al entregar material o terminar una parte | No |
| Factura | Al cobrar el trabajo | Sí |
¿Y VERI*FACTU?
VERI*FACTU regula los programas que emiten facturas, no los presupuestos. Las fechas legales siguen siendo el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlo a octubre de 2028, pero ese cambio todavía no está en el BOE.
Para la factura final puedes usar nuestra plantilla de factura para autónomos. Si el cliente es extranjero, en inglés el presupuesto se dice quote o estimate; lo contamos en factura en inglés.
Si prefieres no rellenar plantillas
Con los presupuestos por voz de VoFactu dictas las partidas y los precios desde el móvil y la app prepara el presupuesto. Puedes dejar el texto tal cual lo has dicho (modo literal) o pedir que la IA lo redacte con tono profesional, y enviar el PDF por WhatsApp para que el cliente lo acepte allí mismo. Cuando te lo aceptan, lo conviertes en factura sin volver a escribir los datos, y ves qué presupuestos están pendientes, aceptados o rechazados.
Hay páginas para cada oficio, como reformas y construcción o electricistas e instaladores. Los planes están en precios.
Errores frecuentes en los presupuestos
- Dar solo la base a un particular: tiene que ver el total con IVA.
- No poner fecha de validez: si suben los materiales, te toca mantener el precio.
- Meter todo en una línea («Arreglo baño: 2.500 €»): el cliente no sabe qué paga y discute cada extra.
- Olvidar lo que no incluye (escombros, licencias, boletín eléctrico, pintura final).
- Empezar sin la aceptación por escrito o hacer trabajos extra sin un presupuesto nuevo firmado.
- Usar el presupuesto como si fuera la factura: al cobrar, emite la factura.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de presupuesto
¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto?
El que pongas en él. No hay un plazo único para todos los servicios: en la reparación de electrodomésticos el mínimo es de 30 días (RD 58/1988) y algunas comunidades autónomas fijan sus propios mínimos. Poner 30 días es una práctica habitual.
¿Se puede cobrar por hacer un presupuesto?
Sí, pero solo si has avisado al cliente antes de hacerlo. En la reparación de electrodomésticos solo puedes cobrarlo si el cliente lo pidió y no lo acepta, con un máximo de entre 15 y 60 minutos de mano de obra según el tipo de aparato.
¿El presupuesto tiene que llevar IVA?
Si el cliente es un particular, tienes que informarle del precio total con todos los impuestos. Lo práctico es poner siempre la base, el tipo de IVA, la cuota y el total.
¿Un presupuesto firmado es un contrato?
Una vez aceptado por el cliente, el presupuesto fija el precio y las condiciones del encargo y os obliga a los dos. Los cambios o trabajos extra tienen que aceptarse también por escrito.
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?
Ninguno de los dos tiene valor fiscal. El presupuesto es la oferta previa al trabajo; la proforma tiene formato de factura y se usa a veces para pedir un anticipo o para trámites. La factura es el único que cuenta para Hacienda.
¿Puedo usar la plantilla de presupuesto en Google Sheets?
Sí. Sube el archivo de Excel a tu Google Drive y ábrelo con Hojas de cálculo de Google. Las fórmulas de importes, IVA y total siguen funcionando.
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