Qué es un albarán, en qué se diferencia de la factura y plantilla gratis

Un albarán es el documento que acredita que has entregado un material o hecho un trabajo: qué, cuánto, a quién y cuándo, con la firma de quien lo recibe. No es una factura. No sirve para cobrar el IVA ni para deducirlo, y ninguna ley obliga a hacerlo. Aun así es muy útil en los oficios: prueba la entrega si hay discusión y te permite juntar los trabajos del mes en una sola factura. Aquí tienes qué datos lleva, las diferencias con la factura, cómo pasar los albaranes a factura con un ejemplo y una plantilla gratis. Hemos comprobado la normativa en el BOE y en la AEAT el 31-10-2026.

Lo importante, en 4 puntos

• El albarán prueba la entrega. La factura documenta la operación ante Hacienda y es la que se cobra.
• El albarán no es obligatorio ni sustituye a la factura. Para deducir el IVA de una compra necesitas la factura, no el albarán.
• Puedes juntar en una factura recapitulativa todos los albaranes del mismo cliente y del mismo mes.
• Si el cliente es empresa o autónomo, esa factura se hace antes del día 16 del mes siguiente. Si es un particular, como tarde el último día del mes.

¿Qué es un albarán y para qué sirve?

Un albarán, también llamado nota de entrega, es un documento mercantil que acompaña a una entrega de material o a un trabajo terminado. Lo prepara quien entrega (el almacén, el proveedor o tú) y lo firma quien recibe. Esa firma es lo que le da valor: deja constancia de que el cliente recibió lo que pone y en el estado que pone.

En el día a día de un oficio sirve para cuatro cosas:

1. Probar la entrega: si el cliente dice que faltaba material o que no se hizo un trabajo, el albarán firmado es tu prueba.
2. Controlar el material: sabes qué salió de la furgoneta y a qué obra fue.
3. Preparar la factura: los albaranes del mes son la base para facturar sin olvidar nada.
4. Revisar lo que te entregan: cuando el almacén te deja material, compruebas el albarán antes de firmarlo.

El albarán tiene valor comercial, no fiscal. Ninguna norma tributaria lo regula ni lo exige. La norma que manda es el Reglamento de facturación (RD 1619/2012), y ese reglamento habla de facturas, no de albaranes.

¿Qué diferencia hay entre un albarán y una factura?

La factura es el documento que justifica la operación ante Hacienda y el que da derecho a cobrar y a deducir el IVA. El albarán solo acredita la entrega. Puedes hacer albarán y factura de un mismo trabajo, pero el albarán nunca sustituye a la factura.

	Albarán	Factura
Para qué sirve	Probar qué se entregó, a quién y cuándo	Documentar la venta o el servicio y cobrarlo
¿Es obligatorio?	No hay norma que lo exija	Sí, salvo las excepciones del RD 1619/2012
¿Lleva IVA?	No hace falta; puede ir sin precios	Sí: base imponible, tipo y cuota
¿Sirve para deducir el IVA?	No	Sí, es el justificante (art. 97 de la Ley del IVA)
Numeración	Libre, la que te sirva para ordenarte	Correlativa y sin saltos
¿Entra en VERI*FACTU?	No lleva el código QR tributario	Sí, cuando se emite con un programa

El punto de la deducción es el más importante si compras material. El artículo 97 de la Ley del IVA dice que solo pueden deducir quienes tengan la factura original. Con el albarán del almacén no puedes deducirte el IVA de lo que compraste: necesitas la factura, aunque te la manden a final de mes.

Si te preguntas por otros documentos que se parecen, tenemos guías aparte de la factura proforma, que es una oferta sin valor fiscal, y de la factura simplificada, que sí es una factura.

¿Qué datos debe llevar un albarán?

Como ninguna ley fija su contenido, el albarán lleva lo que necesites para que pruebe la entrega sin dudas. Estos son los datos habituales:

• Número de albarán y fecha de entrega (y la hora, si te sirve).
• Datos de quien entrega: nombre o razón social, NIF y dirección.
• Datos del cliente y dirección de entrega u obra.
• Referencia del pedido, presupuesto o aviso que origina la entrega.
• Descripción de cada material o trabajo, con unidad y cantidad.
• Precios e importes, solo si es un albarán valorado.
• Observaciones: estado de la mercancía, incidencias, material retirado.
• Firma, nombre y DNI de quien recibe, con la fecha.

Añadir la frase «Este documento no es una factura» evita confusiones, sobre todo si el albarán lleva precios.

¿Albarán valorado o sin valorar?

• Albarán sin valorar: solo dice qué y cuánto se entregó, sin precios. Es el que se usa cuando quien recibe no tiene que ver los importes, por ejemplo el encargado de una obra.
• Albarán valorado: incluye precio unitario e importe. Le sirve al cliente para saber lo que le vas a facturar y a ti para no olvidar nada al hacer la factura.

En los dos casos, el IVA va en la factura, no en el albarán.

¿Es obligatorio hacer albaranes?

No. Ninguna norma obliga a un autónomo a hacer albaranes. Lo obligatorio es la factura: el reglamento de facturación exige expedirla en cada entrega de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones que recoge.

Si haces albaranes, ten en cuenta dos reglas:

• Guárdalos. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar la documentación y los justificantes del negocio durante seis años. Un albarán firmado entra ahí.
• Si los haces con un programa, no los «retoques». La AEAT recuerda, en sus aclaraciones para desarrolladores de VERI*FACTU, que el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria ya exige que los programas de gestión guarden los registros sin alteraciones, también los de albaranes.

Albaranes y VERI*FACTU La AEAT lo aclara en sus preguntas frecuentes: el código QR tributario no va en los albaranes, solo en las facturas, completas o simplificadas. Lo que pasa por VERI*FACTU es la factura que hagas después. Sobre las fechas, la legal para autónomos sigue siendo el 1 de julio de 2027; Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarla a octubre de 2028, pero ese cambio aún no está en el BOE. Lo tienes al día en aplazamiento de Verifactu.

¿Cuándo hay que pasar los albaranes a factura?

El plazo depende de quién sea tu cliente, y lo marca el artículo 11 del Reglamento de facturación. El albarán no alarga ese plazo: la fecha que cuenta es la de la entrega o el trabajo, porque es cuando nace el IVA según el artículo 75 de la Ley del IVA.

Cliente	Una factura por trabajo	Factura recapitulativa del mes
Particular	En el momento de hacer el trabajo	Como tarde el último día del mes
Empresa o autónomo	Antes del día 16 del mes siguiente	Antes del día 16 del mes siguiente

Los mismos plazos aparecen en el Manual de IVA 2026 de la AEAT, que además fija que la factura se envía al cliente en esos mismos plazos.

¿Qué es una factura recapitulativa?

Es una factura que agrupa varias operaciones de fechas distintas para un mismo cliente. El artículo 13 del reglamento la permite con una condición: que todas las operaciones sean del mismo mes natural. Es la forma habitual de facturar los albaranes de un cliente al que vas varias veces al mes.

Tres reglas para no equivocarte:

• Un cliente por factura. No mezcles albaranes de clientes distintos.
• Un mes por factura. Los albaranes de octubre no van en la factura de noviembre.
• Cita los albaranes en la factura (número y fecha) para que el cliente pueda cotejarlos.

Ejemplo: de tres albaranes a una factura

Lucía es fontanera autónoma (datos ficticios). Un restaurante, que es una sociedad, la llama tres veces en noviembre para reparaciones en la cocina del local. En cada visita deja un albarán valorado firmado:

Albarán	Fecha	Trabajo	Importe sin IVA
ALB-2026-028	5 nov	Desatasco de la bajante del fregadero	207,50 €
ALB-2026-031	12 nov	Cambio de grifo industrial y latiguillos	292,50 €
ALB-2026-036	26 nov	Sustitución del termo eléctrico (mano de obra)	500,00 €
Total			1.000,00 €

El 1 de diciembre hace una factura recapitulativa con los tres albaranes:

• Base imponible: 207,50 + 292,50 + 500,00 = 1.000,00 €.
• IVA al 21 %: es un local de negocio, no una vivienda, así que no cabe el tipo reducido. 1.000,00 × 0,21 = 210,00 €.
• Retención de IRPF: 0 €. La fontanería es una actividad empresarial y en estimación directa no lleva retención. Lo explicamos en la guía de retención de IRPF en facturas.
• Total a cobrar: 1.000,00 + 210,00 = 1.210,00 €.

Como el cliente es una empresa, tiene hasta el 15 de diciembre para expedirla. Si fuera un particular, tendría que haberla hecho como tarde el 30 de noviembre.

Si la factura no la has hecho nunca o tienes dudas con los datos obligatorios, sigue la guía de cómo hacer una factura.

Plantilla de albarán gratis en Excel, Word y PDF

Hemos preparado una plantilla de albarán gratis, sin macros y sin registro:

Formato	Qué trae	Descarga
Excel (.xlsx)	Albarán valorado (calcula importes), sin valorar y una hoja de ejemplo	plantilla-albaran.xlsx
Word (.docx)	Para poner tu logo y cambiar el diseño	plantilla-albaran.docx
PDF	Para imprimir y rellenar a mano	plantilla-albaran.pdf
Ejemplo relleno	El albarán del 12 de noviembre de Lucía	PDF · Word

Cómo usarla en tres pasos:

1. Numera los albaranes de forma correlativa (ALB-2026-001, 002…) para encontrarlos al facturar.
2. Pide la firma, el nombre y el DNI de quien recibe, y haz una foto del albarán firmado.
3. Factura a final de mes con todos los albaranes del cliente, dentro de los plazos de la tabla.

Si también necesitas el modelo de factura, tienes la plantilla de factura para autónomos.

¿Qué haces con los albaranes que te da el almacén?

Cuando compras material, el almacén suele darte un albarán en el mostrador y la factura llega después, muchas veces una sola a final de mes. Para que esos gastos cuenten bien:

• Revisa el albarán antes de firmarlo: cantidades, referencias y material roto.
• Guárdalo hasta que llegue la factura y comprueba que coinciden.
• Deduce el IVA con la factura, no con el albarán.
• Apunta a qué obra va cada material: así sabes si un trabajo te ha dejado margen.

Con VoFactu puedes hacer una foto al albarán del almacén y la app extrae el importe y lo guarda como gasto de la obra; lo ves en la página de gestión de gastos con OCR. Y las facturas a tus clientes las dictas con la voz con la facturación por voz. Hay páginas por oficio para fontaneros, electricistas y reformas, y los planes están en precios.

Errores frecuentes con los albaranes

• Cobrar con el albarán: sin factura no hay operación documentada ante Hacienda.
• Poner IVA en el albarán y no hacer factura: el IVA se repercute en la factura.
• Mezclar meses en una factura recapitulativa.
• Facturar tarde a una empresa: después del día 15 del mes siguiente ya vas fuera de plazo.
• Firmar el albarán del proveedor sin mirar: luego es difícil reclamar lo que faltaba.
• Tirar los albaranes: guárdalos seis años con el resto de justificantes.

Preguntas frecuentes sobre el albarán

¿Qué es un albarán?

Es un documento que acredita la entrega de un material o la realización de un trabajo. Recoge qué se entregó, en qué cantidad, a quién y cuándo, y lo firma quien lo recibe. No es una factura y no tiene valor fiscal.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un albarán?

El albarán prueba la entrega; la factura documenta la operación ante Hacienda, lleva el IVA y es el documento para cobrar y para deducir el IVA. La factura es obligatoria y el albarán no.

¿Quién hace el albarán?

Lo hace quien entrega el material o hace el trabajo: el proveedor, el almacén o el propio autónomo. Lo firma el cliente o la persona que recibe la entrega.

¿Es obligatorio hacer albaranes?

No. Ninguna norma obliga a hacerlos. Lo obligatorio es expedir la factura. Si los haces, guárdalos seis años, como el resto de justificantes del negocio.

¿Los albaranes se contabilizan?

No por sí solos. Lo que se contabiliza y se declara es la factura. El albarán sirve para comprobar que la factura recoge lo que se entregó.

¿Se puede hacer una factura con varios albaranes?

Sí, con una factura recapitulativa, siempre que todos los albaranes sean del mismo cliente y del mismo mes natural. Si el cliente es empresa o autónomo, se expide antes del día 16 del mes siguiente; si es particular, como tarde el último día del mes.

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